HVDM Vastgoed en Beheer
innovatief, objectief,discreet en onafhankelijk.
Home      Projectmanagement en Advies
                            Projectmanagement, Bouwmanagement
 
                                            Vastgoedmanagement & Advies.
                                       Met een schat aan ervaring in de zorgsector
 
                                      info@hvdmadviesgroep.nl 
 
 
                                                        
 
HVDM Vastgoed & Beheer, heeft een brede kennis in huis.
Vele bouwprojecten hebben wij mogen begeleiden.
Veelal uit het oogpunt van de gebruiker. 
Voor de zorgsector nemen wij 10 jaar ervaring mee en veel kennis betreffende de toepasbaarheid van de vele technische zaken die het primaire proces ondersteunen.
Niet voor niets zijn we adviseur maatschappelijk vastgoed met een schat aan ervaring in de zorgsector.
 
Projectmanagement uw ding?
Veel organisaties maken de fout het zelf (er even bij) te willen doen.
HVDM is er van overtuigd dat dit niet mogelijk is.
Waarom niet:
1. De Lijnorganisatie mist kennis.(technisch en projectmatig)
2. Gedeelde aandacht kost meestal geld en komt het primaire proces niet
    ten goede.
3. Het reguliere primaire werkzaamheden komen onder druk te staan.
4. De core business verdient de volledige aandacht.
 
Wat kunnen wij op dit gebied voor u betekenen met de jaren ervaring die wij in onze rugzak hebben? 

De projectsturing vindt plaats op:
  • Intake
  • Beslisdocumenten
  • Plan van aanpak
  • Tijdregistratie

Intake
In de initiatieffase van het project zal er duidelijkheid moeten komen over wat er precies aan vragen worden gesteld door de opdrachtgever. In een intakegesprek moeten alle elementen voor het concept projectplan aan de orde komen.

 

Beslisdocumenten
 

De opdrachtgever c.q. de stuurgroep zijn actief betrokken bij de sturing van het project op de reviewmomenten bij het bereiken van een mijlpaal of faseovergang. Zij beslissen op basis van een aantal documenten die op die momenten ter goedkeuring voorliggen:

  • Projectplan
  • Rapportage voorbereiding
  • Eindrapportage
  • Voortgangsrapportage
 
Projectdossier

Om een project goed te laten verlopen is het voor de projectmanager essentieel om een goede projectadministratie op te zetten waarin alle voor het project relevante zaken ondergebracht kunnen worden. Een deel van het projectdossier wordt benut voor de verantwoording van het programma, c.q. project naar de interne en eventueel externe instanties die de resultaten en financiële consequenties bewaken.

Dit is het permanente deel van het projectdossier, waarvoor een bewaarplicht geldt en dat o.a. de volgende documenten bevat:

  • Bij programma's is het uitgangspunt het programmaplan.
  • Projectplannen en projectvoortgangsrapportages volgens de voorgeschreven formats. Bij de Management rapportages worden de projectvoortgangsrapportages van bepaalde projecten verplicht bijgevoegd.
  • Financiële overzichten.
  • Eventueel verplichte externe rapportages met de benodigde onderbouwingen zoals urenstaten. 

Financiële administratie

Een centraal gegeven bij programma's en projecten zijn de financiële consequenties. Dit is een belangrijk (niet het enige) meetinstrument voor de voortgang en verantwoording van projecten en zal dan ook steeds in de rapportages opgenomen moeten zijn. De hoofdregels voor de financiële projectadministratie zijn:

 

a.

Projectbegroting toegevoegd.
 

b.

De structuur van de projectbegroting is gelijk aan de structuur van een reguliere begroting, t.w. een raming van lasten per kostencategorie. Belangrijk onderdeel hierbij is een raming van de inzet en de kosten van het personeel.

 

c.

Na ondertekening van het projectplan door opdrachtgever en projectmanager wordt het project in overleg met de afdeling Financiële Zaken (F.Z.)  voorzien van een projectnummer.
 

d.

Indien de directeur/manager niet de projectleider is, wordt de projectmanager middels het tekeningsbevoegdheidformulier gemachtigd tot het doen van uitgaven binnen de vastgestelde projectbegroting.
 

e.

De projectlasten worden financieel verwerkt aan de hand van goedgekeurde brondocumenten. Brondocumenten kunnen zijn facturen, nota's e.d. van derden alsmede de urenstaten.

 

f.

Maandelijks wordt door de afdeling F.Z. een overzicht verstrekt van de financiële projectgegevens. Op het overzicht zijn opgenomen de begrotingsgegevens alsmede de tot de peildatum verwerkte transacties in het grootboek.

 

g.

Bij het opstellen van de Managementrapportage wordt het onderhanden werk financieel gewaardeerd.

 

h.

Zodra de projectproducten geaccepteerd door de opdrachtgever zijn opgeleverd, kan het project financieel afgesloten worden. Opdrachtgever en projectleider ondertekenen beiden de Eindrapportage ter verklaring dat het project is beëindigd.

 

Urenregistratie

Een belangrijk element bij de projectverantwoording betreft de inzet van personeel en door hen bestede uren en de daarbij gehanteerde tarieven. Uit oogpunt van beheersbaarheid van een organisatie die hoofdzakelijk bestaat uit intellectueel kapitaal, is informatie over de daadwerkelijk bestede uren aan projecten en contractactiviteiten van groot belang. Deze informatie is immers mede de basis voor:

  • toerekening van baten en lasten m.b.t. personele inzet aan de juiste periode bij de bepaling van het financiële resultaat;
  • bewaking (en bijsturing in planning) m.b.t. personele inzet;
  • bewaking (en bijsturing) van de personeelslast in het financiële resultaat van projecten en programmaÙs;
  • externe verantwoordingsverplichtingen aan projectpartners of subsidiegevers;
  • facturering van activiteiten of declaratie bij projectpartners.

 

Dit maakt een urenverantwoording noodzakelijk, die minimaal aan de eisen voldoet. Het management van de verschillende organisatie-onderdelen is uiteraard vrij om verdergaande eisen te stellen aan de urenverantwoording.
 
 
Neem contact op via:   info@hvdmadviesgroep.nl